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Introduzione

Il presente documento costituisce il nucleo di una riflessione, già da tempo avviata, sulle cause di malessere che serpeggia nell’Amministrazione Penitenziaria e sulle modalità operative atte a contrastare e riposizionare quelle cause all’interno di una strategia di intervento o piano regionale di azione la cui direttrice centrale è stata denominata «Benessere Organizzativo».

Il documento rappresenta anche la costante cura posta dal Provveditorato del Lazio per una politica regionale della qualità, concetto quest’ultimo che deve essere applicato a tutti i settori dell’attività amministrativa ed operativa e che funge da cartina di tornasole di tutti i settori amministrativi e concetto-guida di indirizzo e strategia di lavoro dell’Amministrazione nel medio e lungo periodo. dell’elaborato, è previsto all’art. 2 della Costituzione: «la Repubblica riconosce e garantisce i diritti inviolabili dell’uomo, sia come singolo sia nelle formazioni sociali ove si svolge la sua personalità, e richiede l’adempimento dei doveri inderogabili di solidarietà politica, economica e sociale».

Altro eloquente retroterra normativo si può rinvenire nelle Direttive emanate dal Ministro della Funzione Pubblica del 13 dicembre 2001 recante «Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni», quella del 7 febbraio 2002 sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni e quella del 24 marzo 2004 sulle misure finalizzate al miglioramento del benessere organizzativo nelle Pubbliche Amministrazioni. Con quest’ultima «direttiva il Dipartimento della funzione Pubblica, in linea con la volontà del Governo di attuare un radicale processo di cambiamento della pubblica amministrazione, pone l’attenzione sulla gestione delle risorse umane, dando contenuto a quanto previsto dal decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 e, in particolare, all’art. 7. La norma individua tre linee di sviluppo quali direttrici operative delle amministrazioni pubbliche:

«a. le motivazioni per l’adozione di misure finalizzate ad accrescere il benessere organizzativo;

b. le indicazioni da seguire per accrescere il benessere organizzativo;

c. gli strumenti per l’attuazione della direttiva».

La direttiva «nasce anche dalla necessità di valutare l’impatto organizzativo delle riforme legislative degli ultimi anni e delle trasformazioni legate all’utilizzo delle nuove tecnologie sul personale delle amministrazioni pubbliche e di responsabilizzare la dirigenza sulla efficace gestione delle risorse umane». In tal senso le Amministrazioni erano invitate «a valutare e migliorare il benessere all’interno della propria organizzazione rilevando le opinioni dei dipendenti sulle dimensioni che determinano la qualità della vita e delle relazioni nei luoghi di lavoro e realizzando opportune misure di miglioramento per:

- valorizzare le risorse umane, aumentare la motivazione dei collaboratori, migliorare i rapporti tra dirigenti e operatori, accrescere il senso di appartenenza e di soddisfazione dei lavoratori per la propria amministrazione;

- rendere attraenti le amministrazioni pubbliche per i talenti migliori;

- migliorare l’immagine interna ed esterna e la qualità complessiva dei servizi forniti dall’amministrazione;

- diffondere la cultura della partecipazione, quale presupposto dell’orientamento al risultato, al posto della cultura dell’adempimento;

- realizzare sistemi di comunicazione interna;

- prevenire i rischi psico-sociali di cui al decreto legislativo 81/2008».

Ed infine, sono state tenute presenti le circolari emanate dall’Amministrazione Penitenziaria sul benessere organizzativo, in specie le linee guida emanate dal Capo del Dipartimento del 3 luglio 2008 e del 6 febbraio 2009. Oggetto di studio è stata anche l’iniziativa dell’I.S.S.P. del 2009 concernente i laboratori di formazione denominati «l’Ascolto organizzativo».

La cornice di riflessione regionale si è ulteriormente arricchita delle esperienze poste in essere, in questi ultimi tempi, dalla «Formazione» del Lazio all’interno di un quadro referenziale regionale dove andavano maturando nuove esigenze e nuovi strumenti formativi attenti alle sollecitazioni del principio del benessere. Così, è avvenuto che grazie alle iniziative formative avviate si sia verificata una ricaduta positiva su tutte le attività dell’Amministrazione, favorendo un approccio sistemico, condiviso e organizzatorio dei comportamenti dell’Amministrazione penitenziaria.

L’elaborazione del documento è stata avviata da un gruppo di lavoro che, sotto la guida del Provveditore, ha coinvolto operatori di varie figure professionali e si è concretizzato attraverso lo scambio e il confronto delle proposte, degli incontri e delle esperienze. Sono stati tenuti presenti, inoltre, i progetti di struttura sul benessere elaborati dalle direzioni degli istituti penitenziari del Lazio, i quali hanno consentito al settore regionale della Formazione anche l’utile funzione di monitoraggio in fieri delle esigenze degli istituti medesimi.

Quadro regionale di riferimento

Nel quadro di riforma della Pubblica Amministrazione avviata negli ultimi dieci anni dall’Esecutivo, si collocano gli impulsi provenienti dal Dipartimento dell’Amministrazione Penitenziaria che hanno impresso una svolta culturale nell’approccio e nella definizione dei rapporti tra gli operatori dell’Amministrazione al suo interno e, all’esterno, verso i suoi «clienti».

Se consideriamo che, a fronte dell’aumento della richiesta di trasparenza e legalità proveniente dalla società civile e dagli utenti dell’Amministrazione, ha fatto riscontro una sostanziale diminuzione delle risorse economiche ed umane a disposizione del Dipartimento e, conseguentemente, anche del Provveditorato del Lazio, è altrettanto vero che alle richieste dei cittadini non può non corrispondere una migliore risposta dell’Amministrazione in termini di efficacia, efficienza e trasparenza dell’azione amministrativa e organizzatoria.

In tale ottica, particolare attenzione è stata riposta sul «fattore umano» e sulla necessità di concentrare gli sforzi dell’Amministrazione sulla valorizzazione delle risorse umane e sulla produzione di un risultato che abbia i connotati di qualità, favorendo un approccio non più burocratico e meccanicistico, ma interattivo e condiviso che coinvolga la più ampia parte degli operatori penitenziari.

Ci si è mossi, quindi, nella direzione di proporre e diffondere una nuova sensibilità per nuovi modelli organizzatori e per un migliore target di qualità, concentrando l’attenzione sulla valorizzazione della motivazione del personale.

Già nei progetti formativi proposti nel Piano Annuale Regionale del 2009 ci si proponeva di dare rilievo a:

• centralità della persona;

• benessere organizzativo;

• valenza etica dell’intervento professionale;

• miglioramento e valorizzazione della risorsa umana;

• sicurezza sui luoghi di lavoro.

Al fine di rendere l’azione amministrativa sempre più attinente alle esigenze del contesto territoriale e in relazione alla contrazione delle risorse economiche, si è ritenuto di indicare le seguenti priorità formative:

• valorizzazione delle risorse umane;

• specializzazione delle competenze professionali in relazione alla tipologia dell’utenza;

• aggiornamento normativo e professionale;

• lavoro per obiettivi concreti e raggiungibili.

In particolare, si è ritenuto che compito della formazione regionale fosse quello di privilegiare, oltre che il miglioramento organizzativo, anche il conseguimento di sempre maggiori standard di qualità.

Per quanto riguarda il benessere organizzativo, alla luce della ricognizione dei primi progetti formativi già pervenuti al PRAP, risulta evidente l’esigenza di:

• prestare attenzione all’ascolto;

• incentivare la gestione dello stress;

• favorire l’integrazione interprofessionale e la relazione con gli utenti;

• facilitare i processi d’informazione attraverso l’uso della rete intranet;

• favorire momenti d’incontro che facilitino l’ascolto, la circolazione delle informazioni e il contenimento dei conflitti e delle tensioni.

Per quanto concerne il personale del comparto sicurezza, alla luce delle criticità emerse per il passato, si è ritenuto che l’obiettivo del benessere organizzativo possa essere perseguito anche attraverso la rivisitazione della formazione obbligatoria (FOS), (sempre meno formazione d’aula e meno teorica e, soprattutto, sempre più aderente alle esigenze personali, operative e del contesto territoriale), che risponda a criteri di economicità, e a una convinta e motivata partecipazione del personale all’attività dell’Amministrazione.

È intendimento del Provveditorato regionale proseguire in una politica di indirizzo che sappia cogliere e valorizzare l’etica delle responsabilità individuali, incentivare la positività e tutto ciò che può produrre un plusvalore di creatività e di inventiva al fine di contrastare gli elementi di “routinarietà” del lavoro e gli aspetti di «disagio», il senso di frustrazione, le crisi di emotività pur sempre connaturate al lavoro penitenziario, tipiche delle strutture complesse, là dove è richiesta una cospicua dose di resistenza allo stress e di autocontrollo a fronte delle condizioni di precarietà e di governo delle situazioni critiche.

Osservatorio Regionale

Si intende perciò costituire presso il Provveditorato di Roma un Osservatorio regionale con il compito di monitorare e coordinare le iniziative sul benessere in ambito regionale. Esso è l’organismo preposto al compito di realizzare un sistema di valutazione di tutte le azioni sul benessere ed avrà la finalità di:

• monitorare i bisogni in ambito regionale;

• promuovere un sistema di monitoraggio delle azioni amministrative ed una interazione sistematizzata delle iniziative interne ed esterne, centrali e periferiche aventi riflesso o ricadute sul benessere della comunità;

• porre in essere un sistema di valutazione delle azioni di benessere, degli eventi critici che si verificano in un contesto relazionale e delle relative responsabilità;

• promuovere la omogeneizzazione degli interventi e delle pratiche di benessere, nonché degli eventi critici in un contesto relazionale e delle relative responsabilità;

• promuovere la risonanza positiva della individuazione dei modelli operativi e delle tecniche di gestione di buone prassi, nonché di ogni efficace strategia di intervento preventivo;

• promuovere la istituzione di protocolli operativi finalizzati alla diffusione di meccanismi di condivisione;

• attivare e sorreggere le innovazioni nell’organizzazione del lavoro;

• consolidare una cultura della collaborazione trasversale e circolare anche mediante una rete di partenariato;

• attivare una costante rimodulazione e/o riformulazione degli obiettivi nell’alveo di un processo di miglioramento costante dell’organizzazione del lavoro e di adattamento alle nuove situazioni che si profilano.

Compito precipuo dell’Osservatorio Regionale è:

1. formulazione di un sistema di monitoraggio della qualità.

2. adozione di procedure standard plasmate e finalizzate alla problematica della qualità.

3. Accrescimento complessivo della cultura della qualità.

Finalità dell’Osservatorio è di implementare una cultura della interconnessione e della interrelazione di tutti i punti di vista e le funzioni coinvolte nel processo di lavoro, nonché dell’omogeneizzazione delle diverse metodologie di lavoro.

L’Osservatorio deve essere considerato come un centro di raccolta e di elaborazione di tutti i risultati delle sperimentazioni e delle ricerche poste in essere nei vari segmenti dell’Amministrazione penitenziaria regionale ed anche delle notizie e delle segnalazioni ricevute dall’esterno (indicatori di nuove procedure, eventi-sentinella, eventi critici, indagini a campione, risultati di indagine, reclami, pareri di esperti di settore, notizie di stampa, etc.).

I risultati del lavoro di osservazione saranno periodicamente pubblicizzati attraverso il sito www.farete.it nonché in occasione della conferenza regionale annuale.

L’Osservatorio è presieduto dal Provveditore regionale e ne fanno parte rappresentanti degli Uffici Provveditoriali del Personale e della Formazione, dei Detenuti e Trattamento, della Sicurezza, dell’Esecuzione penale esterna e della Contabilità, nonché dei due Centri di Ascolto di Roma Rebibbia e di Frosinone.

Centro di Ascolto Organizzativo

L’istituzione di un Centro di Ascolto Organizzativo del personale, di entrambi i comparti, presso ogni Sede (di cui la prima fase sarà la istituzione sperimentale di un Centro di Ascolto presso le sedi della C.C.N.C. di Roma Rebibbia e della C.C. di Frosinone), è da intendersi quale azione propedeutica al raggiungimento della finalità del Benessere organizzativo.

La istituzione di Centri di Ascolto Organizzativo è uno strumento indispensabile per contribuire a ridurre le criticità e le difficoltà di gestione di una struttura complessa come quella dell’istituzione penitenziaria. Tuttavia, poiché il fondamento di ogni relazione si basa sulla comunicazione (interpersonale, tra unità organizzative ristrette e allargate, tra conoscenze e knowout), la gestione di questa relazione complessa può costituire un’opportunità per migliorare non solo il livello di soddisfazione personale, ma anche la qualità e l’efficacia dei rapporti organizzativi istituzionali.

In quest’ambito, ciascun Centro di Ascolto è un gruppo interdisciplinare ed è formato da tre operatori penitenziari, che abbiano attitudini professionali, competenza ed esperienza nell’ambito dei processi di lavoro e nell’analisi dell’organizzazione del lavoro.

Esso, pur anche nella fase sperimentale sperimentale, si propone:

1. quale struttura di supporto e sostegno per l’individuazione sia di buone prassi operative sia di disagi relazionali e strutturali, in linea con le esigenze delle moderne strutture complesse;

2. ha una funzione di interfaccia, di filtro interno/esterno per incrementare la fiducia nel singolo operatore e nei gruppi di lavoro per rinnovare il senso di identità e di appartenenza del soggetto alla organizzazione;

3. ha il compito di rafforzare l’identità e la partecipazione della persona alla struttura complessa, l’appartenenza al servizio e la valorizzazione di azioni meritevoli e condivisibili;

4. è deputato alla ricezione delle problematiche del disagio espresse dal personale si rapporta con il gruppo di lavoro per la gestione dei conflitti;

5. ha quale obiettivo strategico l’acquisizione di informazioni circa le problematiche individuate e le soluzioni da ricercare;

6. ha il compito di abituare il personale alla cultura del lavoro complesso come ricerca condivisa delle soluzioni;

7. di proporre nuove procedure di lavoro;

8. di proporre nuove modalità di interrelazione degli operatori nell’ambito delle strutture complesse.

LA FORMAZIONE CONTINUA

Scopo della Formazione continua è quello di diffondere una nuova sensibilità e attenzione per una metodologia del lavoro finalizzata alla elaborazione del Benessere organizzativo. Aspetto qualificante di questo approccio è la promozione del cambiamento culturale, un concetto del lavoro inteso come sperimentazione delle competenze, di ascolto, funzionale alla valorizzazione delle persone e del lavoro all’interno delle unità organizzative ristrette, dove i dirigenti e i collaboratori possano adottare stabilmente il metodo di lavoro basato sul confronto e sulla collaborazione.

Progetto di Benessere di Struttura

Il Progetto di Benessere è un documento ufficiale che deve essere predisposto presso ciascun Istituto e Servizio, in grado di riflettere le esigenze e le problematiche presenti nella struttura e che deve scaturire da una elaborazione condivisa e partecipata in funzione di obiettivi concreti e realizzabili. Peculiarità di detto documento è che esso deve essere aggiornato periodicamente attraverso verifiche cadenzate nel tempo con l’apporto delle agenzie del territorio e degli enti locali.

Esso deve costituire il punto di riferimento ed il parametro di intervento in rapporto al quale modulare l’azione delle attività volte al benessere del personale, sia da parte degli operatori penitenziari che dei servizi locali.

La pubblicizzazione e la diffusione dei Progetti è assicurata dalla loro messa in rete attraverso il sito istituzionale: www.farete.it

Segnalazione “Buone Prassi”

È istituita la segnalazione delle “Buone Prassi” per quei progetti ritenuti innovativi che saranno segnalati e diffusi.

Finalità della segnalazione è la valorizzazione e il riconoscimento delle esperienze dei progetti di benessere elaborati dagli istituti secondo i seguenti criteri:

• implementazione delle azioni volte al miglioramento del benessere;

• valorizzazione delle attitudini e delle professionalità individuali alla base delle azioni di benessere;

• implementazioni delle azioni di rete;

• adozione di un metodo di lavoro mediante la implementazione del lavoro in web;

• valorizzazione delle risorse umane e delle risorse presenti sul territorio;

• reperimento di fondi extra istituzionali, regionali, europei.

Conferenza annuale regionale sul Benessere Organizzativo

La conferenza annuale regionale rappresenta un momento di sintesi e di visibilità di tutte le iniziative intraprese presso ogni Sede regionale, nonché un importante momento di condivisione ed elaborazione delle azioni poste in essere.

La conferenza costituisce anche una occasione ideale intesa a favorire un’ampia partecipazione di tutti quegli operatori penitenziari rappresentativi di tutte le figure professionali.

Valutazione

La valutazione è un processo trasversale e orizzontale ad ogni settore.

La valutazione implica una azione di “riorientamento” dei comportamenti organizzatori verso obiettivi specifici e prevalenti, verso nuove modalità di lavoro ed è tesa a sviluppare comportamenti di lavoro funzionali al conseguimento degli obiettivi.

Essa è uno strumento chiave per innescare e accelerare i processi di cambiamento e a responsabilizzarne gli attori. 

La valutazione si compone di due stadi. Il primo è di tipo preventivo e riguarda il momento in cui le idee progettuali, presentate dagli uffici periferici, assumono forma definitiva; il secondo riguarda il complesso dell’attività formativa a livello regionale.

Particolare rilevanza riveste la valutazione d’impatto, cioè l’esame di quelle variazioni intervenute nei processi lavorativi e organizzativi direttamente ricollegabili alle attività di formazione avviate.

Attori propulsivi dei processi di valutazione sono quelli previsti dal presente documento: l’Osservatorio Regionale, i Centri di Ascolto e le Direzioni di ciascun Istituto e Servizio per quanto riguarda le azioni profuse per la realizzazione del progetto di «benessere di struttura».

Ogni anno dovrà essere redatto un report che sarà illustrato in occasione della conferenza regionale della formazione.

Oggetto della valutazione sono:

- gli obiettivi regionali

- le strategie di intervento

- le azioni svolte in sede locale e di sistema

Il sistema di valutazione regionale verifica ed elabora i risultati dei seguenti comportamenti in relazione al grado di conseguimento:

- iniziativa personale;

- rendimento e qualità della prestazione;

- flessibilità;

- senso del ruolo;

- capacità di gestire relazioni con utenti e colleghi;

- collaborazione e integrazione con altri settori;

- capacità di gestione del personale;

- capacità di organizzare il lavoro e di operare in gruppo;

- capacità di gestione delle risorse affidate e di programmazione;

- capacità di gestione delle innovazioni.

Nella valutazione occorre sviluppare soprattutto il processo complesso ove interagiscono la valutazione delle prestazioni e la valutazione delle competenze, gli attori coinvolti e le fasi del processo.

Le singole fasi in cui si struttura il processo di valutazione possono essere così esposte:

- definizione dei tempi e delle fasi operative.

Colloquio preliminare e valutazione finale;

- definizione delle regole per il colloquio di valutazione;

- definizione del rapporto tra valutazione e sistemi di ricompensa e sviluppo.

Le metodiche di valutazione utilizzate sono le seguenti:

- metodo del confronto;

- distribuzione del lavoro di gruppo;

- metodo dell’incidente critico (lista di eventi critici, soluzione o miglioramento dei conflitti);

- valutazione per obiettivi;